Este é um assunto de grande interesse para profissionais da área de tecnologia e também para usuários.

Antes de entrarmos em detalhes, vamos relatar a experiência de dois clientes na implantação e uso de sistemas informatizados:

• O primeiro cliente contratou um software ERP com um determinado fornecedor (A); após algum tempo, descontente com o resultado, trocou o sistema pelo de outro fornecedor (B).

• O segundo cliente também contratou um software ERP, mas com o fornecedor B; da mesma forma que o primeiro, este cliente também substituiu seu sistema pelo do fornecedor A.

Fomos contratados por estas empresas em épocas diferentes, quando as duas já haviam passado pela experiência de troca de seu sistema.

As duas empresas reclamavam do tempo de implantação e do insucesso do primeiro fornecedor e elogiavam o segundo; ambas estavam fazendo bom uso do seu novo sistema para processamento de transações, satisfazendo necessidades de caráter operacional.

As duas companhias precisavam de assistência para avaliação de seu negócio e não dispunham de informações para essa finalidade.

Este relato é familiar para profissionais da área de tecnologia que se vêem pressionados a obter resultados rápidos na implantação de sistemas, assim como para usuários que se sentem frustrados com atrasos sucessivos do projeto e a sensação de implantação parcial das soluções esperadas.

Deixando de lado a possibilidade de que tenha havido exagero por parte dos clientes quanto às expectativas em relação aos resultados, nossa avaliação para casos como estes é de que não se dedicou tempo suficiente para o planejamento da implantação.

Nossa experiência tem demonstrado que o tempo aplicado no planejamento é recuperado com folga durante a etapa de implantação, ou seja, é melhor planejar em detalhe do que iniciar rapidamente uma implantação desordenada, envolvendo muitas vezes a mobilização de recursos inadequados ou no momento indevido.

A maior parte dos leitores já recebeu informações sobre insucessos em projetos desta natureza e reconhece que o processo de planejamento se compõe de um conjunto de atividades, das quais podemos citar as seguintes como sendo as principais:

• Levantamento das necessidades de informação - Deve ser detalhado, para permitir a identificação de todos os requisitos relevantes a serem atendidos pelo sistema, tanto operacionais como gerenciais, de maneira a evitar que o sistema deva ser modificado imediatamente após ou mesmo durante sua implantação. Freqüentemente este levantamento se restringe às necessidades de caráter operacional, exigindo posteriormente esforço adicional ou alterações ao sistema para produção das informações de caráter gerencial.

• Definição das informações a serem extraídas do sistema - Com base nas necessidades de informação, preparar os relatórios e consultas que serão colocados à disposição dos usuários, definir os critérios para sua emissão e prever o tempo necessário para treinamento, visando uso eficiente do sistema. Submeter as definições aos usuários para aprovação, para assegurar o entendimento adequado de suas necessidades.

• Entendimento da abrangência dos vários módulos do sistema, alternativas para seu uso, necessidades de eventuais ajustes e tempo requerido - Sistemas ERP permitem normalmente caminhos distintos para atender a uma determinada necessidade; evitar ajustes e customizações nos casos em que o sistema já oferece a solução desejada depende de conhecimento detalhado do sistema e análise cuidadosa das alternativas disponíveis.

• Identificação das simplificações permitidas pelo sistema em relação aos procedimentos em vigor – Um sistema integrado permite simplificação e eliminação de tarefas normalmente executadas em sistemas manuais ou com baixa integração; identificar as principais oportunidades de simplificação faz parte da etapa de planejamento da implantação.

• Definição da seqüência de implantação, resultados esperados e prazos envolvidos – Como resultado desta definição, devemos preparar um cronograma que estabeleça as atividades previstas e permita a identificação de pontos de controle com resultados bem definidos que marquem o progresso do serviço.

• Estabelecimento de responsabilidades – Dos usuários envolvidos no atendimento dos analistas encarregados dos aspectos técnicos da implantação e no processo para aprovação dos resultados.

Esta breve descrição deixa clara a importância do planejamento no processo de implantação de sistemas, assim como acontece na maioria das atividades; a discussão exaustiva de alternativas durante esta etapa irá permitir economias substanciais de tempo, energia e dinheiro que podem vir a ser gastos quando se inicia a implantação de maneira desordenada.

Alem da etapa de planejamento, é necessário ainda que a implantação seja cuidadosamente monitorada, com atualização freqüente do cronograma já mencionado, identificando eventuais necessidades de ajustes e revisão dos recursos alocados para permitir cumprimento dos objetivos estabelecidos.

Este assunto entra, entretanto, em outro terreno bastante importante que é o gerenciamento de projetos e que será objeto de outro artigo.

São Paulo, setembro de 2.003